افكار لتنظيم الوقت

Marwa Magdi by 4 Years Ago

الإدارة والوقت عنصران متكاملان، اذ ان الوقت هو أحد عناصر الإدارة يساعدها على تحقيق أهدافها وإنجاز أعمالها بطريقة منظمة وفعالة. تم تعريف ادارة الوقت بعدة طرق، وجميعها تشتمل على إنجاز الأعمال بطريقة فعالة بأقل التكاليف الممكنة وفي وقت قصير، وبأفضل الوسائل، وذلك من أجل تحقيق الأهداف المرجوة. في هذا المقال نستعرض بعض الطرق والأساليب لتنظيم وإدارة الوقت.

طرق لتنظيم الوقت

من المهم أن تقوم في البداية بعمل جدول يومي لأعمالك تحدد فيه الأعمال التي يجب القيام بها، على أن يتم ترتيب هذه الأعمال حسب الأهمية وكذلك الوقت المطلوب لتنفيذ كل عمل .
لا بد أن يحتوي الجدول على أعمال كبيرة لذا قسمها لأعمال صغيرة حتى يسهل عليك التركيز و تنفيذ الأعمال .
بالطبع لترتيب الأعمال حسب الأهمية يجب أن تقوم بدراسة الأعمال اليومية في الجدول لتحديد أهمية كل عمل لمساعدتك في التنظيم .
قم بعمل برنامجك الخاص بناء على صفاتك الخاصة التي تمثل أوقات نومك وصحوك على ان تضع في البرنامج أصعب الأعمال والتي تحتاج إلى تركيزك في الاوقات التي يكون تركيزك فيها عاليا .
يجب أن يتسم هذا البرنامج بالمرونة فأنت عرضة لأي مقاطعات أو أي طوارئ لذا ضع في الجدول وقتًا احتياطيًا لأي شيء محتمل الحدوث خارج الجدول .
حتى تستطيع إنجاز أعمالك بترتيبها وحسب أهميتها بالنسبة لك يجب أن تتعلم التوقف عن الأعمال الأقل أهمية.
لا تؤجل الأعمال فحاول أن تقوم بالعمل في الوقت المحدد له ولا تؤجل ما دام يومك يسير بشكل طبيعي دون مقاطعات.

تنظيم الوقت وإدارته

هو من الوسائل الفعالة والهامة التي تساعد على تطوير التنمية، ونجاح المؤسسات، وتحقيق الأهداف بطريقة فعالة.
يُعتبَر عنصراً مهمّاً وضروريّاً، اذ إنّه يرتبط بجميع عناصر الإدارة مثل اتخاذ القرارات، والتخطيط والرقابة، وغيرها.
يساعد على تحقيق الانجازات من خلال الإشباع والامتاع والفاعلية اذ انه يمنح للعمل والعاملين بعدا تنمويا.
يعمل على تحديد اتجاهات المديرين في كل ما يخص العمل، والأساليب التي يتبعونها، والقيم التي يؤمنون بها في علم الإدارة.
إدارة الوقـت لها تأثير على استخدام الموارد الأخرى، اذ ان الوقت يعتبر أحد العوامل المؤثرة في حيوية الإدارة وأهميتها.

اساليب تنظيم الوقت

تعد قائمة المهام بمثابة الأساس الذي ستعتمد عليه في جميع أساليب تنظيم الوقت، لذلك عليك أن تفكّر جيداً قبل البدء بوضع خطة العمل الخاصة بك. ومن النصائح التي نوصي بها دائماً في تحضير خطة العمل :

وضع الخطة الأسبوعية في متناول يديك أثناء الإعداد.
اعتمد أوقاتا ثابتة لوضع تلك الخطة مثلاً (كل يوم الساعة الرابعة مساءً).
اعتمد قائمة موحدة ولا تعتمد تعدد القوائم.
فكّر جيداً ما إذا كانت هذه القائمة ستناسبك أم لا (قبل البدء بالتنفيذ)
قم بكتابة جميع نشاطاتك في تلك القائمة.
قم بكتابة وترتيب تلك النشاطات حسب الأولوية.
لا تقم بكتابة نشاطات متشابهة وقم بجمعها في نشاط واحد على سبيل المثال قراءة كتب متعددة.
حدد وقتا لكل نشاط واحرص على عدم تجاوز هذا الوقت.
راجع النشاطات والمهام اليومية من فترة لأخرى خلال النهار.
اترك متسعا لك للحالات الطارئة ولا تقم بجدولة الوقت كاملاً.
عليك التعامل بشكل جيد مع الأمور الطارئة وان تحسن التصرف.
فكّر دائماً بوقت للراحة حتى لو كان 15 دقيقة.
على هذه القائمة أن تبقى بالقرب منك.
التزم بقائمتك.

كيفية تنظيم الوقت للدراسة

لا تنشغل بالأمور الثانوية فهي تستهلك وقتا دون فائدة يمكن إستغلاله في عمل أكثر أهمية .
يجب أن تضع في جدولك كيف تستفيد من الوقت الضائع. فخلال اليوم هناك بعض الوقت الذي يكون وقتا مهدورا او ضائعا. فمثلًا اذا كنت تقضي وقتا طويلا في عمليات التنقل و انتظار وسائل النقل والمواصلات يجب أن تضع بعض الأعمال التي يمكن القيام بها في هذا الوقت كمراجعة درس او قراءة كتاب أو حتى انجاز بعض العمل في ظل وجود التكنولوجيا المتطورة من أجهزة الهاتف الذكية والحواسيب المحمولة .
خصص الجزء المناسب من الوقت للحصول على الراحة سواء للنوم أو الترفيه والطعام و الشراب وممارسة الرياضة فلبدنك عليك حق .

كيفية تنظيم الوقت اليومي

استيقظ مبكرا: مع البدء بالمهام الصغيرة التي لا تتطلب جهدا كبيرا ولا تستغرق وقتا طويلا مثل الأعمال المنزلية الخفيفة، حتى نبدأ فى استعادة نشاطنا كاملا واستكمال باقي المهام اليومية، ولا ننسى الحصول على 8 ساعات نوم حتى يكون لديك نشاط يكفي لليوم.
خد فواصل بين المهام... بين كل مهمة وأخرى عليك بوقت راحة يقدر بـ20 دقيقة مثلا يمكن الاسترخاء فيه، أو أخذ قسط من النوم سريعا وتناول بعض الحلويات أو شرب القهوة.
جمع بعض الأعمال فى وقت واحد.. مثل غسل المواعين أو الملابس أثناء الاستماع إلى برنامج أو محاضرة أو مشاهدة مسلسل على اليوتيوب.
ترتيب الأعمال المتشابهة وراء بعضها.. أثناء ترتيب يومك عليك وضع الأعمال المتشابهة وراء بعضها حتى يعمل العقل في الجزء الأيمن، وأخذ راحة حتى يستعد العقل لأعمال أخرى تحتاج إلى الجزء الأيسر، مثل مهام المنزل من تنظيف وترتيب وغسل، ثم الانتقال إلى عملك المهني مثل الكتابة أو المحاسبة.